錯誤 6 超過6個分項,會讓聽眾記不得重點

投影片的外觀設計完成後,再來就是內容編輯,不僅要讓聽眾「聽的懂」也要「來得及」看,所以除了不要將所有的句子直接放到投影片上,也要注意內容呈現的方式,許多講者習慣用分項、分點的方式說明,清楚明瞭,可是如果太多的分項,反而會產生反效果。
David JP Philips的TED演講中提到,人的專注力最多只能記住畫面上6個分點,若超過7個以上,聽眾需要花更多的心力解讀,也容易忘記講者說過的內容,所以即使是分項解說,盡量讓1張投影片只有6個重點,能夠幫助聽眾即使在演講結束後也可以清楚記得演講重點。


太多子母分項
句子未簡化,分層項目的重點太多,聽眾需要花費更多心力解讀、記錄。

重點6個就好
將各個大重點列出,只保留6點,搭配口語表達更詳細的內容,聽眾會更專心聆聽演講。 

分點的項目符號也可以用數字編號代替。

分項中,子分項的字體大小會小於母分項,若兩者同樣重要,可提至同個階層。 

 

錯誤 7 過多的圖表,聽眾無法消化資訊

除了文字解說,圖表也是投影片中的重要元素,在商業簡報中,不管是市場取向分析或是效益預測,一張簡單的圖表即可代替20、30頁的分析報告,對簡報者來說是一大幫助。
不過若通篇都是圖表,其實也會增加聽眾閱讀的困難,就如果前面提示過的,聽眾需要花費心力解讀圖表的資訊,如果只有一兩張投影片內含圖表,並且搭配上詳細的文字說明幫助聽眾,其實無妨,若一份簡報有5、6張長條圖、圓餅圖,化作簡單的結論說明,才能讓聽眾完全吸收資訊。

 
太多圖表圖片交疊
有時為了縮減投影片的張數,許多講者習慣在一張投影片內放入好幾張圖表。


一個圖表就好
將圖表數量縮減,搭配重點提示,可以簡化版面。

PowerPoint和Keynote中都附有許多圖表工具,雖然不少選擇都可以讓投影片看起來繽紛,但建議圖表的顏色不要超過三種,可以更清楚表達資訊。

將幾張圖表省略,以重點文字帶過,記得也不要超過6點,否則聽眾難以吸收。

錯誤 8 錯字給人不專業、未準備充分的印象

簡報的製作方法及工作五花八門,事前準備的功夫也不少,不管你是要製作高橋流的大字簡報,還是用Keynote精心排版、符合前面講過的規則的簡報,只要能夠達到溝通、傳遞訊息的目的就好。
但在製作簡報時,其實最容易犯的錯誤是錯字,或是給予聽眾錯誤的資訊,多半是講者在上台前沒有經過仔細的檢查,或是製作內容時沒有嚴密的考證,導致投影片上的資訊內容有誤,而聽眾往往心裡預設講者應該會呈現正確的資訊,因此講者在準備投影片時,應該更加謹慎。


拼錯字意思不同
錯字會給予聽眾「講者未準備充分」的印象,令人對簡報中的資訊產生懷疑。


多檢查中英文拼字
完整的簡報應經過精細的檢查,即使是引用圖片也要查閱是否可用於簡報。

簡報中的英文字是容易犯錯的地方,尤其是縮寫的部分。

智慧財產權概念興起,若是使用圖片盡量選擇合法來源,有必要時提供作者名字。

 

錯誤 9 圖片及影片解析度太低,不利於後排聽眾觀看

在投影片中,不只能夠用文字、圖表呈現,其實最普遍使用的是圖片,不過圖片解析度不夠高,在大螢幕上呈現時會有模糊的狀況,尤其是在大型的演講廳,距離較遠的聽眾易看不清楚。同樣的道理也適用於影片,投影至大螢幕時,選擇較高畫質的影片可以確保所有的聽眾都可以清楚觀看影片內容。
在網路上下載圖片可先確認圖片的解析度,Google的搜尋結果都會將解析度列出,而播放YouTube影片也可設定720p或1080p的畫質,因為YouTube是串流影片,要注意網路的通順,因為YouTube是串流影片,自行製作影片則可在輸出時選擇解析度。

 
低解析度放大易模糊
500x500以下的圖片,在放大後容易出現模糊的狀況。


圖片清楚容易懂
選擇高解析度的圖片、高畫質影片,也會給予聽眾講者有萬全準備的感覺。

播放YouTube影片時選擇720p或1080p,可以更清楚呈現。

若是在維基百科中下載圖片,不僅是合法來源,只要註明出處,而且還有多種解析度可選。

 

錯誤 10 白色背景易反光,造成閱讀困難

在大型演講廳,往往會發現後方的聽眾無法清楚看見投影片內容,其中一個因素可能是採用預設的白色背景,比起深色背景投影片配上亮色的文字,後者的呈現效果會比較佳,因為大部分在簡報時,都需要將室內調暗,避免投影幕反光,在燈光較昏暗的環境下,深色投影片反而能呈現出更好的效果。

 
白色背景易反光
雖然白色是預設背景,但是在昏暗的環境下反而會過亮。


深底亮字最清楚
將背景以黑色代替,內容字使用亮色,聽眾會看得更清楚。

有時候內容可不採用標題,這時字體的大小就沒有限制。

深色或黑色背景配上白色字或是黃色字,都是非常清楚的搭配。

 

 

 

出處:http://www.techbang.com/posts/24811-10-the-briefing-you-cant-make-errors-brief-concise-and-powerful-communication-more-efficient?page=1

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