錯誤 1 照著投影片的文字念,小心聽者什麼都沒聽見

 

若不是經驗豐富的講者,大部分的人在準備簡報時多少都會緊張,尤其是面對長達半個小時以上的報告,又加上有大量的資訊要呈現給讀者,這時候講者往往會想要將所有的文字打在投影片上。其實這樣的作法並沒有效率,讀者需要花時間讀投影片上的字,雖然你念過去了,可是真正留在大家腦海裡的可能只有幾個句子,因為人的工作記憶是有限的,只會記得重要的訊息。
解決的方法就是指在投影片上留下關鍵的句子,將剩下的內容放入「大綱」中,講者在呈現的時候可以開啟簡報模式,講者可看到大綱內容、但觀眾只看的到投影片,如此一來可解決講者緊張的問題,又可讓觀眾接收簡潔有力的訊息。


切勿直接貼上講稿
以 PowerPoint 為例,在輸入標題之後,許多人習慣將一整短文字放上去,會讓投影片顯示太多資訊。

 


分項呈現重點
將一整段文字抓出重點,以分項的形式呈現,並把講稿放入備忘錄中

分項的形式有助於刪減不必要的資訊,也方便聽眾閱讀。

下方的備忘錄可以放入講稿,在播放投影片時,講者一樣可以看到備忘錄的內容作為提醒之用。

 

 

錯誤 2 過多無意義動畫會分散觀眾注意力

 

當初PowerPoint推出,受到使用者喜愛的其中一個原因是動畫,簡報不在只有死板的文字和圖片,可以有動畫進入或退出,遇到想要強調的重點,也可以加上「強調」型的動畫,軟體更新後甚至還可以自訂動畫的路徑。
不過隨著動畫功能愈來愈強大,許多使用者開始出現「濫用」的狀況,一張投影片可能每一行文字都有強調、閃爍顯示、或是以華麗的方式進場,但其實這麼做會干擾聽眾接收訊息,因為人總會對會「動」的物體加以關注,不是物體的訊息而是物體本身,太多的動畫會影響訊息的傳遞,最好的方式就是減少動畫的使用, 一張投影片以2~3個動畫為限。


太多動畫干擾閱讀
製作動畫時,可以開啟動畫視窗幫助你,但不少人會不小心設置太多動畫,包含進退場、強調等功能,讓畫面看起十分紊亂。

 


只用簡單的動畫
將動畫減少,可以讓聽眾更專心聽講者表述的內容。若有多於一張的照片,建議放到下一張投影片中,不需要在意你的投影片張數太多,重點是一張投影片中,是否有簡單明瞭的訊息。

只剩下一個動畫效果,製作也會更簡單。

以文字顯色提示重點,不需要讓整句的文句閃動,離講者較遠的聽眾也可以看清楚投影片上的文字。

 

 

錯誤 3 內容及標題比例錯誤,聽眾易抓錯重點

在使用PowerPoint時,投影片的預設格式都會讓標題字體比較大,內容字體比較小,過去我們認為這是絕對的,因為標題概括投影片的內容,然而內容才是講者想要呈現給聽眾的。
可是聽眾接收到的資訊並非如此,瑞典專業簡報家David JP Philips在TED演講中提到,人的目光都習慣於被較大的物品吸引,在觀看一張投影片時,往往先吸引到聽眾注意的反而是標題,即使內容才是重點,印象最深刻的也是標題,要避免這種情形,可將內容的字體稍放大,標題字體縮小。


標題字體大於內容
原本預設的投影片格式,會讓標題的字體大於內容字體。


放大內容字體
將內容字體設定稍大於標題字體,有助於維持聽眾的注意力。

即使只差2pt,也可以看出標題和內容的差異。

若只有內容,則依照整篇投影片的內容設定一定的字體大小。

錯誤 4 沒有經過設計的簡報,缺乏說服力!

王永福說,簡報最重要的功能就是說服聽眾,採用某個提案或是促使他們採取行動,而講者不僅要在言談之中展現出說服力,也需要在製作簡報時加入這份用心,其中一個可以看到講者準備充分與否的小地方,就是簡報的設計是否前後一致,有共同的主題和連貫性。
共同的主題和連貫性表示講者對自己的講題十分明瞭,已經花費時間在製作簡報上,給聽眾「完整」且「準備充分」的感覺。設計的風格五花八門,針對不同的場合也有不同合適的主題,如若不知道要如何設計出有連貫性的簡報,可以直接套用模版。


前後風格不一致
雖然聽起來很不可思議,但仍有許多使用者偏好讓每張投影片都有不同的風格,但這會給人不連貫的感覺。


善用模版設計
使用PowerPoint中的模版直接套用,從第一張到結尾投影片都會呈現連貫的設計。 

在「設計」中,先在左邊的長方框中選擇一個主題,再至右邊的長方框選擇相同主題下,同一系列色的設計。

模版的設計中,連字型都是預設的,不同的模版有不同的字型,可依照自己的選擇調整。

 

錯誤 5 不恰當的字體,給予人不專業的印象

除了簡報主題的設計,顏色、排版標題一致,選用的字體也扮演重要的角色,不僅代表你的簡報風格,也呈現講者的個人特質,以《10 Death by PowerPoint》一段演講影片為名的Don McMillan就曾舉例,若你用Courier New,表示你是個有組織、嚴謹的人,因為這個字體是打字機的字體;若是用Comic Sans則是你覺得自己很有趣;用Times New Roman則表示你很懶惰,因為你永遠都用預設字體。
中文也可以對應到相對的字體,標楷體就像是Courier New,給予人中規中矩的印象,而Comic Sans就像華康秀麗體或少女體的變形,較活潑可愛;而Times New Roman就是新細明體了,都是Office內的預設字體。一般來說正式場合可以選擇新細明體或是標楷體,輕鬆的場合就可以選擇華康系列的變體。

正式場合錯誤字體
會議簡報中使用跳躍的字體,並不是好選擇。


標準字體最保險
標楷體、新細明體較適合用於正式場合,至於像是隸書體或宋體,則需要考量使用場合。

標題和內容的字體都可以分開設計,也記得要搭配投影片的顏色,如果是粉嫩色系可選擇秀麗體或是竹風體。

你也可以到字體內更改預設的字體。

 

 

 

出處:http://www.techbang.com/posts/24811-10-the-briefing-you-cant-make-errors-brief-concise-and-powerful-communication-more-efficient?page=1

 

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