10個你絕對不能犯的簡報錯誤－簡報呈現簡潔有力，溝通更有效率
簡報，顧名思義就是簡單的報告，在有限的篇幅裡面傳遞講者的資訊，不過許多人往往會為了呈現效果，在投影片上做花樣，反而喧賓奪主，因為聽者會努力解讀投影片上的內容，往往忽略了講者的口語內容，失去了簡報呈現的意義，瞭解簡報製作者常犯的錯誤可以避免自己重蹈覆轍，做出更有力的簡報。
錯誤 1 照著投影片的文字念，小心聽者什麼都沒聽見
若不是經驗豐富的講者，大部分的人在準備簡報時多少都會緊張，尤其是面對長達半個小時以上的報告，又加上有大量的資訊要呈現給讀者，這時候講者往往會想要將所有的文字打在投影片上。其實這樣的作法並沒有效率，讀者需要花時間讀投影片上的字，雖然你念過去了，可是真正留在大家腦海裡的可能只有幾個句子，因為人的工作記憶是有限的，只會記得重要的訊息。
解決的方法就是指在投影片上留下關鍵的句子，將剩下的內容放入「大綱」中，講者在呈現的時候可以開啟簡報模式，講者可看到大綱內容、但觀眾只看的到投影片，如此一來可解決講者緊張的問題，又可讓觀眾接收簡潔有力的訊息。
▲切勿直接貼上講稿
以 PowerPoint 為例，在輸入標題之後，許多人習慣將一整短文字放上去，會讓投影片顯示太多資訊。
▲分項呈現重點
將一整段文字抓出重點，以分項的形式呈現，並把講稿放入備忘錄中。
分項的形式有助於刪減不必要的資訊，也方便聽眾閱讀。
下方的備忘錄可以放入講稿，在播放投影片時，講者一樣可以看到備忘錄的內容作為提醒之用。
錯誤 2 過多無意義動畫會分散觀眾注意力
當初PowerPoint推出，受到使用者喜愛的其中一個原因是動畫，簡報不在只有死板的文字和圖片，可以有動畫進入或退出，遇到想要強調的重點，也可以加上「強調」型的動畫，軟體更新後甚至還可以自訂動畫的路徑。
不過隨著動畫功能愈來愈強大，許多使用者開始出現「濫用」的狀況，一張投影片可能每一行文字都有強調、閃爍顯示、或是以華麗的方式進場，但其實這麼做會干擾聽眾接收訊息，因為人總會對會「動」的物體加以關注，不是物體的訊息而是物體本身，太多的動畫會影響訊息的傳遞，最好的方式就是減少動畫的使用， 一張投影片以2～3個動畫為限。
▲太多動畫干擾閱讀
製作動畫時，可以開啟動畫視窗幫助你，但不少人會不小心設置太多動畫，包含進退場、強調等功能，讓畫面看起十分紊亂。
▲只用簡單的動畫
將動畫減少，可以讓聽眾更專心聽講者表述的內容。若有多於一張的照片，建議放到下一張投影片中，不需要在意你的投影片張數太多，重點是一張投影片中，是否有簡單明瞭的訊息。
只剩下一個動畫效果，製作也會更簡單。
以文字顯色提示重點，不需要讓整句的文句閃動，離講者較遠的聽眾也可以看清楚投影片上的文字。
錯誤 3 內容及標題比例錯誤，聽眾易抓錯重點
在使用PowerPoint時，投影片的預設格式都會讓標題字體比較大，內容字體比較小，過去我們認為這是絕對的，因為標題概括投影片的內容，然而內容才是講者想要呈現給聽眾的。
可是聽眾接收到的資訊並非如此，瑞典專業簡報家David JP Philips在TED演講中提到，人的目光都習慣於被較大的物品吸引，在觀看一張投影片時，往往先吸引到聽眾注意的反而是標題，即使內容才是重點，印象最深刻的也是標題，要避免這種情形，可將內容的字體稍放大，標題字體縮小。
▲標題字體大於內容
原本預設的投影片格式，會讓標題的字體大於內容字體。
▲放大內容字體
將內容字體設定稍大於標題字體，有助於維持聽眾的注意力。即使只差2pt，也可以看出標題和內容的差異。
若只有內容，則依照整篇投影片的內容設定一定的字體大小。
錯誤 4 沒有經過設計的簡報，缺乏說服力！
王永福說，簡報最重要的功能就是說服聽眾，採用某個提案或是促使他們採取行動，而講者不僅要在言談之中展現出說服力，也需要在製作簡報時加入這份用心，其中一個可以看到講者準備充分與否的小地方，就是簡報的設計是否前後一致，有共同的主題和連貫性。
共同的主題和連貫性表示講者對自己的講題十分明瞭，已經花費時間在製作簡報上，給聽眾「完整」且「準備充分」的感覺。設計的風格五花八門，針對不同的場合也有不同合適的主題，如若不知道要如何設計出有連貫性的簡報，可以直接套用模版。
▲前後風格不一致
雖然聽起來很不可思議，但仍有許多使用者偏好讓每張投影片都有不同的風格，但這會給人不連貫的感覺。
▲善用模版設計
使用PowerPoint中的模版直接套用，從第一張到結尾投影片都會呈現連貫的設計。在「設計」中，先在左邊的長方框中選擇一個主題，再至右邊的長方框選擇相同主題下，同一系列色的設計。
模版的設計中，連字型都是預設的，不同的模版有不同的字型，可依照自己的選擇調整。
錯誤 5 不恰當的字體，給予人不專業的印象
除了簡報主題的設計，顏色、排版標題一致，選用的字體也扮演重要的角色，不僅代表你的簡報風格，也呈現講者的個人特質，以《10 Death by PowerPoint》一段演講影片為名的Don McMillan就曾舉例，若你用Courier New，表示你是個有組織、嚴謹的人，因為這個字體是打字機的字體；若是用Comic Sans則是你覺得自己很有趣；用Times New Roman則表示你很懶惰，因為你永遠都用預設字體。
中文也可以對應到相對的字體，標楷體就像是Courier New，給予人中規中矩的印象，而Comic Sans就像華康秀麗體或少女體的變形，較活潑可愛；而Times New Roman就是新細明體了，都是Office內的預設字體。一般來說正式場合可以選擇新細明體或是標楷體，輕鬆的場合就可以選擇華康系列的變體。
▲正式場合錯誤字體
會議簡報中使用跳躍的字體，並不是好選擇。
▲標準字體最保險
標楷體、新細明體較適合用於正式場合，至於像是隸書體或宋體，則需要考量使用場合。標題和內容的字體都可以分開設計，也記得要搭配投影片的顏色，如果是粉嫩色系可選擇秀麗體或是竹風體。
你也可以到字體內更改預設的字體。
錯誤 6 超過6個分項，會讓聽眾記不得重點
投影片的外觀設計完成後，再來就是內容編輯，不僅要讓聽眾「聽的懂」也要「來得及」看，所以除了不要將所有的句子直接放到投影片上，也要注意內容呈現的方式，許多講者習慣用分項、分點的方式說明，清楚明瞭，可是如果太多的分項，反而會產生反效果。
David JP Philips的TED演講中提到，人的專注力最多只能記住畫面上6個分點，若超過7個以上，聽眾需要花更多的心力解讀，也容易忘記講者說過的內容，所以即使是分項解說，盡量讓1張投影片只有6個重點，能夠幫助聽眾即使在演講結束後也可以清楚記得演講重點。
▲太多子母分項
句子未簡化，分層項目的重點太多，聽眾需要花費更多心力解讀、記錄。
▲重點6個就好
將各個大重點列出，只保留6點，搭配口語表達更詳細的內容，聽眾會更專心聆聽演講。分點的項目符號也可以用數字編號代替。
分項中，子分項的字體大小會小於母分項，若兩者同樣重要，可提至同個階層。
錯誤 7 過多的圖表，聽眾無法消化資訊
除了文字解說，圖表也是投影片中的重要元素，在商業簡報中，不管是市場取向分析或是效益預測，一張簡單的圖表即可代替20、30頁的分析報告，對簡報者來說是一大幫助。
不過若通篇都是圖表，其實也會增加聽眾閱讀的困難，就如果前面提示過的，聽眾需要花費心力解讀圖表的資訊，如果只有一兩張投影片內含圖表，並且搭配上詳細的文字說明幫助聽眾，其實無妨，若一份簡報有5、6張長條圖、圓餅圖，化作簡單的結論說明，才能讓聽眾完全吸收資訊。
▲太多圖表圖片交疊
有時為了縮減投影片的張數，許多講者習慣在一張投影片內放入好幾張圖表。
▲一個圖表就好
將圖表數量縮減，搭配重點提示，可以簡化版面。PowerPoint和Keynote中都附有許多圖表工具，雖然不少選擇都可以讓投影片看起來繽紛，但建議圖表的顏色不要超過三種，可以更清楚表達資訊。
將幾張圖表省略，以重點文字帶過，記得也不要超過6點，否則聽眾難以吸收。
錯誤 8 錯字給人不專業、未準備充分的印象
簡報的製作方法及工作五花八門，事前準備的功夫也不少，不管你是要製作高橋流的大字簡報，還是用Keynote精心排版、符合前面講過的規則的簡報，只要能夠達到溝通、傳遞訊息的目的就好。
但在製作簡報時，其實最容易犯的錯誤是錯字，或是給予聽眾錯誤的資訊，多半是講者在上台前沒有經過仔細的檢查，或是製作內容時沒有嚴密的考證，導致投影片上的資訊內容有誤，而聽眾往往心裡預設講者應該會呈現正確的資訊，因此講者在準備投影片時，應該更加謹慎。
▲拼錯字意思不同
錯字會給予聽眾「講者未準備充分」的印象，令人對簡報中的資訊產生懷疑。
▲多檢查中英文拼字
完整的簡報應經過精細的檢查，即使是引用圖片也要查閱是否可用於簡報。簡報中的英文字是容易犯錯的地方，尤其是縮寫的部分。
智慧財產權概念興起，若是使用圖片盡量選擇合法來源，有必要時提供作者名字。
錯誤 9 圖片及影片解析度太低，不利於後排聽眾觀看
在投影片中，不只能夠用文字、圖表呈現，其實最普遍使用的是圖片，不過圖片解析度不夠高，在大螢幕上呈現時會有模糊的狀況，尤其是在大型的演講廳，距離較遠的聽眾易看不清楚。同樣的道理也適用於影片，投影至大螢幕時，選擇較高畫質的影片可以確保所有的聽眾都可以清楚觀看影片內容。
在網路上下載圖片可先確認圖片的解析度，Google的搜尋結果都會將解析度列出，而播放YouTube影片也可設定720p或1080p的畫質，因為YouTube是串流影片，要注意網路的通順，因為YouTube是串流影片，自行製作影片則可在輸出時選擇解析度。
▲低解析度放大易模糊
500x500以下的圖片，在放大後容易出現模糊的狀況。
▲圖片清楚容易懂
選擇高解析度的圖片、高畫質影片，也會給予聽眾講者有萬全準備的感覺。播放YouTube影片時選擇720p或1080p，可以更清楚呈現。
若是在維基百科中下載圖片，不僅是合法來源，只要註明出處，而且還有多種解析度可選。
錯誤 10 白色背景易反光，造成閱讀困難
在大型演講廳，往往會發現後方的聽眾無法清楚看見投影片內容，其中一個因素可能是採用預設的白色背景，比起深色背景投影片配上亮色的文字，後者的呈現效果會比較佳，因為大部分在簡報時，都需要將室內調暗，避免投影幕反光，在燈光較昏暗的環境下，深色投影片反而能呈現出更好的效果。
▲白色背景易反光
雖然白色是預設背景，但是在昏暗的環境下反而會過亮。
▲深底亮字最清楚
將背景以黑色代替，內容字使用亮色，聽眾會看得更清楚。有時候內容可不採用標題，這時字體的大小就沒有限制。
深色或黑色背景配上白色字或是黃色字，都是非常清楚的搭配。
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